Alle Vereine und Verbände haben eine Satzung. Der Geschäftsführer des Bayerischen Tischtennis-Verbands, Carsten Matthias, bringt heute “Licht ins Dunkle” und berichtet von seinen positiven Erfahrungen.
Bei Änderungen der eigenen Satzung schwingt oftmals der Unterton „aufwändig“ oder „lästig“ mit, und auch die Notwendigkeit, seine Satzung aktuell zu halten, wird häufig nicht ernst genug genommen. Warum haben Vereine und Verbände so ein schwieriges Verhältnis zu ihrer Satzung?
Die Satzung ist mittlerweile ein recht komplexes und kompliziertes „Werk“ geworden. Auch wenn prinzipiell alle Aspekte für Vereine und Verbände im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt sind, und ein Verein sich über diese gesetzlichen Bestimmungen hinaus eigene Verfahrensweisen geben kann, sind die Vorgaben von Finanzämtern und Registergerichten an die Inhalte von Satzungen immer mehr gestiegen. Dies sollte jedoch keinen Verein/Verband davon abhalten, seine Satzung – das „Grundgesetz des Vereins“ – regelmäßig auf Aktualität und Rechtssicherheit zu überprüfen.
Warum ist dies für die Vereinsarbeit und insbesondere für den Vorstand gemäß § 26 BGB so wichtig?
In der Satzung kann der Verein seine Struktur und seine Vereinsziele ausgestalten; außerdem sind dort die grundlegenden Rahmenbedingungen geregelt. Diese sollten gut strukturiert, klar verständlich, nachvollziehbar und transparent, ohne Widersprüche und ohne „Lücken“ dargestellt sein. So sollten z. B. Rechte und Pflichten des Vorstands bzw. der Mitgliederversammlung definiert, Minderheitsbegehren verankert und die Partizipation von Mitgliedern im Verein aufgezeigt werden. Als weiteres Beispiel muss eine evtl. Abweichung von einem „Standardbeitrag“ (z. B. ein Familiennachlass) – zwar ohne Nennung der Beitragshöhe – grundsätzlich in der Satzung Erwähnung finden, damit sie rechtskräftig ist. Und wenn man regelmäßig die Rechtsprechung im Vereins-/Verbandsbereich verfolgt, so gibt es immer wieder Hinweise, an welchen Stellen eine unvollständige oder fehlerhafte Satzung zu Problemen, Missverständnissen oder juristischen Auseinandersetzungen führen kann, für die dann der vertretungsberechtigte Vorstand die Verantwortung trägt. Dem gilt es vorzubeugen! Für diesen Themenbereich gibt es zahlreiche Hilfestellungen, u.a. über die Führungsakademie des Deutschen Olympischen Sportbundes (FA des DOSB) und deren Referenten.
Gibt es satzungstechnisch Besonderheiten oder Unterschiede, ob ein Vorstand haupt- oder ehrenamtlich tätig ist?
Nein, denn die Außenvertretung gemäß § 26 BGB und damit die operative Verantwortung für den eigenen Verein kann selbstverständlich über die Satzung geregelt werden. Schon seit einiger Zeit gibt es bei Spitzenverbänden und Landessportbünden den Trend, die exekutive Führung an einen hauptamtlichen Vorstand zu übertragen. Auch der Spitzenverband im Tischtennissport, der Deutsche Tischtennis-Bund, hat bei seinem letzten Bundestag einen hauptamtlichen Vorstand beschlossen, und an der Ausarbeitung dieser modernen Satzung habe ich selbst in einem kleinen Team aus Spezialisten und Juristen mitgewirkt. Bei der Führung durch das Hauptamt ist aber mehr denn sonst auf eine klare Trennung zwischen Exekutive (Vorstand) sowie Legislative und Aufsichtsorgan mit detaillierter Beschreibung von Aufgaben, Rechten und Pflichten zu achten. Transparenz in diesem Bereich ist gerade für die Akzeptanz dieser Führungsform die wichtigste Grundlage!
Wie hoch ist der Aufwand bzw. wie lange kann es dauern, seine Satzung zu ändern/aktualisieren?
Ein „einfacher Satzungs-Check“ ist weder aufwändig, noch dauert er besonders lange. Hierfür gibt es bereits sehr gut geeignete Hilfsmaterialien. Es sollten dabei insbesondere die wichtigsten Elemente abgeprüft werden, hier ein kleiner Auszug: Entsprechen die Formulierungen zur Gemeinnützigkeit dem aktuellen Gesetzestext gemäß Abgabenordnung (manche Behörden verlangen wortgenauen Abdruck)? Ist die Mittelverwendung auch im Falle einer Auflösung gemeinnützigkeitskonform? Gibt es spezielle Zustimmungswerte in der Satzung (ggf. differenziert nach Satzung allgemein, Zweckänderung, Auflösung und weiteren Ordnungen) oder gelten die Vorgaben des BGB? Ist die Stimmberechtigung in den einzelnen Organen/Gremien exakt festgehalten? Sind die Rechte und Pflichten des Vorstands genau definiert (z. B. empfiehlt sich eine „Generalklausel“, nach der der Vorstand für alle Angelegenheiten zuständig ist, die nicht in der Satzung explizit einem anderen Organ zugewiesen sind)? Ist die Beitragsgestaltung, die der Verein/Verband anwenden will, im Grundsatz niedergeschrieben? Usw., usw.
Anders sieht es bei einer kompletten Neugestaltung der Satzung aus, beispielsweise bei der Umstellung von einem ehrenamtlich geführten zu einem hauptamtlichen Vorstand. Aber selbst bei diesem komplexen Thema ist eine Ratifizierung der Satzung innerhalb von einem Jahr nach Beschlussfassung und Auftragserteilung zur Änderung möglich. So konnte der Deutsche Tischtennis-Bund innerhalb dieses relativ kurzen Zeitraums eine vollständig neu gefasste und gut strukturierte Satzung mit übergroßer Mehrheit verabschieden, weil es handwerklich nichts zu beanstanden gab und weil im Entstehungsprozess der neuen Satzung alle Mitglieder nicht nur informiert, sondern über Austauschforen „mitgenommen“ wurden.
Bildquelle: www.tischtennis.de
Eine letzte Nachfrage hierzu: Ist die Überarbeitung der Satzung eine Arbeit „fürs stille Kämmerlein“ oder für den gesamten Verein/Verband?
Egal ob ein kurzer Check oder eine komplette Neufassung – diese Arbeit sollte von Fachleuten erledigt werden. So sind Vorstände, die vielleicht nicht so versiert sind, gut beraten, spätestens für die finale Version die Hilfe von Vereinsrechtsspezialisten in Anspruch nehmen.
Die textliche Fertigstellung der Satzung hat aber prinzipiell nichts mit dem Procedere zur Erarbeitung des Inhalts zu tun. Wichtig ist, dass die Mitglieder zu Beginn über die Stoßrichtung und die Eckpunkte (mit-)entschieden haben und dass sie über die Fortschritte auf dem Laufenden gehalten werden. Transparenz ist eben nicht nur für die Darstellung der Ausführungen in der Satzung, sondern auch für den Entstehungsprozess mehr als empfehlenswert, weil dadurch die Akzeptanz des Regelwerks in der gesamten Organisation gesteigert wird.